Hotel-IT von A bis Z: Die wichtigsten Begriffe verständlich erklärt

Wer sich mit Hotelsoftware beschäftigt, stolpert nach wenigen Minuten über Abkürzungen, die alle Beteiligten für selbstverständlich halten. Dieses Glossar erklärt die wichtigsten in jeweils zwei bis drei Sätzen – in der Sprache, in der man sie im Betrieb tatsächlich braucht.

Es wächst mit. Fehlt ein Begriff, der Ihnen begegnet ist? Schreiben Sie mir, dann kommt er dazu.

A – C

API Eine Schnittstelle, über die zwei Programme automatisch Daten austauschen. Wenn Ihr Türschloss weiß, dass ein Gast eingecheckt hat, läuft das über eine API. „API-first" bedeutet, dass ein System von Anfang an dafür gebaut wurde, mit anderen zu sprechen.

Booking Engine Siehe IBE.

Channel Manager Verteilt Ihre Zimmerverfügbarkeiten und Preise automatisch an alle Buchungsportale und meldet Buchungen zurück. Ohne ihn müssten Sie jede Buchung von Hand in allen Kanälen nachpflegen – mit dem Risiko der Doppelbelegung.

C2PA Ein technischer Standard, mit dem sich die Herkunft von Bildern und Videos maschinenlesbar hinterlegen lässt – etwa der Hinweis, dass etwas KI-generiert ist. Relevant im Zusammenhang mit den Transparenzpflichten des EU AI Act.

CRM Ein System zur Verwaltung von Gästedaten und -kontakten über den einzelnen Aufenthalt hinaus: Vorlieben, Geschichte, Kommunikation. Die Grundlage dafür, Stammgäste als solche zu behandeln.

D – K

DGUV V3 Die Vorschrift zur wiederkehrenden Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel – vom Wasserkocher bis zum Staubsauger. Eine der Prüfpflichten, die in Easy Check mit Fristen hinterlegt werden.

Direktbuchung Eine Buchung über Ihre eigenen Kanäle statt über ein Portal – also ohne Provision und mit direktem Gästekontakt. Warum das zunehmend wichtiger wird, steht im Beitrag Die OTA-Falle.

Gefährdungsbeurteilung Die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation, welche Gefährdungen an welchem Arbeitsplatz bestehen und welche Maßnahmen dagegen ergriffen wurden. Pflicht nach § 5 Arbeitsschutzgesetz, unabhängig von der Betriebsgröße.

Housekeeping-Software Verwaltet Zimmerstatus, Reinigungsaufträge und deren Erledigung. Moderne Ansätze setzen auf bedarfsgesteuerte Reinigung statt auf feste Tagesroutine – siehe CleanMyRoom.

IBE (Internet Booking Engine) Das Buchungsformular auf Ihrer eigenen Website. Qualität und Geschwindigkeit entscheiden mit darüber, ob ein Gast direkt bucht oder doch zum Portal zurückwechselt.

L – P

MACH Ein Architekturprinzip für Software: Microservices, API-first, Cloud-native, Headless. Gemeint ist, dass ein System aus austauschbaren Bausteinen besteht statt aus einem Block – ausführlicher im Beitrag Im Fokus: Apaleo.

Onboarding Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender – und in der Software-Welt zugleich die Ersteinrichtung eines Systems mit Ihren Daten.

Online-Check-in Der Gast erfasst Meldedaten vorab, oft mit digitaler Unterschrift. Verkürzt die Wartezeit an der Rezeption und reduziert Erfassungsfehler; wie er sich in die Gästereise einfügt, steht im Beitrag Die digitale Gästereise.

OTA (Online Travel Agency) Buchungsportale wie Booking.com oder Expedia. Sie bringen Reichweite gegen Provision – typischerweise im Bereich von 15 bis 20 Prozent.

PMS (Property Management System) Das zentrale Verwaltungssystem eines Hotels: Reservierungen, Zimmerbelegung, Rechnungen, Meldescheine. Faustregel: Alles, was mit dem Aufenthalt eines Gastes zu tun hat, läuft im PMS zusammen.

PoE (Power over Ethernet) Stromversorgung über das Netzwerkkabel. Praktisch bei Kameras und Telefonen, weil neben dem Datenkabel keine Steckdose nötig ist – mehr dazu unter Sicherheitskameras im Hotel.

PSP (Payment Service Provider) Der Dienstleister, der Kartenzahlungen technisch abwickelt. Sitzt zwischen Ihrem System und der Bank und ist dafür zuständig, dass Kartendaten sicher verarbeitet werden.

R – Z

Revenue Management Die systematische Steuerung von Preisen und Verfügbarkeiten nach Nachfrage. Software gibt dafür datenbasierte Empfehlungen, die Entscheidung bleibt im Haus.

Ruhezeit Die gesetzlich vorgeschriebene Pause zwischen zwei Diensten: grundsätzlich elf Stunden, im Gastgewerbe unter Ausgleich auch zehn. Der häufigste Stolperstein in der Schichtplanung, siehe Arbeitszeiterfassung im Hotel.

SaaS (Software as a Service) Software, die Sie mieten statt kaufen, betrieben beim Anbieter. Statt eigenem Server und Update-Aufwand zahlen Sie einen laufenden Beitrag.

SSO (Single Sign-on) Eine Anmeldung für mehrere Systeme. Bequem, aber nur so sicher wie das eine Passwort dahinter – deshalb gehört Zwei-Faktor-Authentifizierung dazu.

Stay-over-Reinigung Die Zwischenreinigung eines Zimmers während des Aufenthalts, im Gegensatz zur Endreinigung nach der Abreise. Der Posten, an dem bedarfsgesteuerte Konzepte ansetzen.

Upselling Der Verkauf höherwertiger Leistungen an bereits gebuchte Gäste – etwa Zimmerkategorie, späterer Check-out, Frühstück.

VLAN Eine logische Trennung innerhalb eines physischen Netzwerks. Das Gäste-WLAN gehört in ein eigenes VLAN, damit kein Gästegerät ins Verwaltungsnetz gelangt – die wirksamste Einzelmaßnahme der IT-Sicherheit im Hotel.

Zutrittskontrolle Das System aus elektronischen Schlössern, Karten oder Smartphone-Schlüsseln. Ein Vergleich zweier verbreiteter Systeme steht unter SALTO KS gegen OMNITEC.

Fazit

Die meisten dieser Begriffe beschreiben etwas, das in Ihrem Haus längst passiert – nur ohne Namen. Wer die Vokabeln kennt, führt Gespräche mit Anbietern auf Augenhöhe und erkennt schneller, ob ein Angebot wirklich zum Betrieb passt oder nur gut klingt.

Fehlt ein Begriff oder ist eine Erklärung unklar? Kontakt aufnehmen – das Glossar wird laufend ergänzt.