Arbeitszeiterfassung im Hotel: Was Sie dokumentieren müssen

Kaum ein Thema sorgt in Hotelbetrieben für so viel Unsicherheit wie die Arbeitszeiterfassung. Muss ich jetzt stempeln lassen? Reicht der Stundenzettel? Und wann kommt endlich das Gesetz, von dem seit Jahren die Rede ist?

Die kurze Antwort: Die Pflicht besteht bereits. Sie steht nur nicht dort, wo die meisten sie suchen.

Dieser Beitrag gibt einen praxisnahen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur Umsetzung in Ihrem Betrieb sprechen Sie bitte mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Ihrer Berufsgenossenschaft.

Woher die Pflicht kommt

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Bemerkenswert ist die Begründung: Das Gericht leitet die Pflicht nicht aus dem Arbeitszeitgesetz ab, sondern aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes.

Wichtig zur Einordnung: Das Arbeitsschutzgesetz selbst gibt es schon seit August 1996 – neu ist nicht das Gesetz, sondern seine Auslegung. Erst der BAG-Beschluss von 2022 hat aus der bestehenden Vorschrift eine konkrete Erfassungspflicht abgeleitet.

Das hat zwei praktische Folgen:

• Die Pflicht gilt jetzt, nicht erst ab einem künftigen Stichtag.
• Sie umfasst die gesamte Arbeitszeit, nicht nur die Stunden über acht am Tag. Die verbreitete Annahme, es genüge, Überstunden festzuhalten, stammt aus § 16 Abs. 2 ArbZG und greift zu kurz.

Und das angekündigte Gesetz?

Es gibt bis heute keines. Vom Bundesarbeitsministerium liegt ein Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes vor, der Details wie Aufzeichnungsform und Übergangsfristen regeln soll – verabschiedet ist er nicht. Wer darauf wartet, wartet seit vier Jahren.

Für die Praxis heißt das: Die Modalitäten können sich ändern, die Pflicht zur Erfassung selbst nicht. Wer heute sauber dokumentiert, ist unabhängig davon, wie die Novelle am Ende aussieht.

Was konkret erfasst werden muss

Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden – die Verantwortung dafür, dass sie tatsächlich stattfindet, bleibt aber beim Arbeitgeber. Ein Formular auszulegen und zu hoffen, dass es jemand ausfüllt, genügt nicht.

Die Regeln, an denen es im Hotel praktisch scheitert

Im Hotelalltag sind es selten die großen Verstöße, sondern die kleinen Selbstverständlichkeiten:

Pausen. Ab mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pause muss im Voraus feststehen und darf nicht in Fünf-Minuten-Häppchen zwischen zwei Check-ins zerfallen – Pausen unter 15 Minuten zählen nicht als Ruhepause.

Ruhezeit. Zwischen Feierabend und dem nächsten Dienstbeginn müssen elf Stunden liegen. Im Gastgewerbe darf auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn der Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats erfolgt. Genau hier entsteht der Klassiker: Spätdienst bis 23 Uhr, Frühdienst am nächsten Morgen um 6 Uhr. Das sind sieben Stunden – und damit unzulässig.

Höchstarbeitszeit. Acht Stunden werktäglich, Verlängerung auf zehn Stunden möglich, wenn im Schnitt von sechs Kalendermonaten acht Stunden nicht überschritten werden.

Ohne durchgehende Zeiterfassung fällt keiner dieser Punkte auf, bevor jemand nachfragt.

Warum Stundenzettel und Excel das Problem nur verschieben

Papier und Tabellen sind nicht verboten. Sie erfüllen die Anforderung aber nur, wenn jemand sie lückenlos pflegt – und genau daran hapert es im Schichtbetrieb.

Ein Rechenbeispiel für ein Haus mit 25 Beschäftigten:

25 Mitarbeitende
× 5 Minuten pro Woche für Zettel abtippen, prüfen, nachfragen
= 125 Minuten pro Woche
≈ 2 Stunden Verwaltungszeit pro Woche, nur fürs Übertragen

Das ist die eine Seite. Die andere: Ein nachträglich ausgefüllter Stundenzettel dokumentiert nicht, wann jemand tatsächlich gekommen ist, sondern wann er glaubt, gekommen zu sein. Im Streitfall über Überstunden ist das die schlechtere Beweislage – und zwar für beide Seiten.

Illustratives Beispiel, keine Zusicherung – der tatsächliche Aufwand hängt von Betriebsgröße und Abläufen ab.

Was eine Software daran ändert

Eine digitale Zeiterfassung nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab, wie Sie arbeiten wollen. Sie sorgt dafür, dass die Dokumentation als Nebenprodukt entsteht, statt als zusätzliche Aufgabe:

• Kommen und Gehen wird zum Zeitpunkt des Geschehens erfasst, nicht drei Tage später aus dem Gedächtnis.
• Pausen und Ruhezeiten lassen sich automatisch gegen die Vorgaben prüfen, statt sie manuell nachzurechnen.
• Überstundenkonten ergeben sich aus den erfassten Zeiten, statt separat geführt zu werden.
• Auswertungen liegen auf Knopfdruck vor – für die Lohnbuchhaltung ebenso wie für eine Prüfung.

Genau dafür ist DP+ gebaut: Dienstplanung und Zeiterfassung greifen ineinander, sodass Soll und Ist im selben System stehen. Wie sich das im Alltag auswirkt, steht im Beitrag Zeiterfassung und Dienstplanung im Hotel.

Häufig gestellte Fragen

Gilt die Pflicht auch für Minijobber und Aushilfen? Ja. Für geringfügig Beschäftigte gilt zusätzlich schon länger eine Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz.

Muss es eine Stempeluhr sein? Nein. Das BAG macht keine Vorgabe zur Form. Entscheidend ist, dass die Zeiten vollständig, verlässlich und nachprüfbar erfasst werden – ob per Terminal, Tablet oder Browser, bleibt Ihnen überlassen.

Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst eintragen? Ja, die Erfassung darf delegiert werden. Die Verantwortung, dass sie stattfindet und stimmt, bleibt beim Arbeitgeber.

Was droht bei fehlender Erfassung? Solange die ArbZG-Novelle nicht in Kraft ist, gibt es für den reinen Erfassungsverstoß keinen eigenen Bußgeldtatbestand. Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten sind aber seit jeher bußgeldbewehrt – und ohne Aufzeichnungen lässt sich deren Einhaltung schlicht nicht belegen. Die Arbeitsschutzbehörden können die Erfassung zudem im Einzelfall anordnen.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden? Mindestens zwei Jahre.

Fazit

Die Diskussion über das noch fehlende Gesetz lenkt von der eigentlichen Lage ab: Die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung gilt seit 2022. Wer sie erfüllt, hat nebenbei ein Problem gelöst, das im Hotel ohnehin jeden Monat auftaucht – die Frage, wer wann wie lange gearbeitet hat und wie viele Überstunden offen sind.

Der Aufwand für die Umstellung ist überschaubar. Der Aufwand, im Nachhinein ein Jahr Arbeitszeit zu rekonstruieren, ist es nicht.

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