Zeiterfassung und Dienstplanung im Hotel: Wo eine Software wie DP+ wirklich Zeit spart

In vielen Hotels entsteht der Dienstplan noch immer in Excel, auf Papier oder als Mischung aus beidem – ergänzt durch Zurufe, WhatsApp-Nachrichten und handschriftliche Korrekturen. Die Zeiterfassung läuft daneben oft als komplett separates System: Stempelkarte, Papierliste oder eine einfache Excel-Tabelle, die am Monatsende mühsam in die Lohnbuchhaltung übertragen wird.

Beides einzeln ist schon aufwendig. Zusammen sorgt es regelmäßig für doppelte Arbeit, Übertragungsfehler und Rückfragen – gerade in Häusern mit Schichtbetrieb über mehrere Abteilungen. Eine Software für Dienstplanung und Zeiterfassung wie DP+ setzt genau an diesem Punkt an.

Das Problem mit Excel, Papier und getrennten Systemen

Typische Symptome in Betrieben ohne durchgängige digitale Lösung:

• Die Dienstplanerstellung liegt bei einer Person, die Wünsche und Verfügbarkeiten manuell zusammenträgt – meist per Zuruf, Zettel oder WhatsApp-Gruppe
• Zeiterfassung und Dienstplan sind zwei getrennte Systeme, die nicht miteinander „sprechen"
• Überstunden werden manuell nachgehalten oder fallen erst bei der Lohnabrechnung auf
• Urlaubsanträge laufen über E-Mail, Zettel oder mündliche Absprache, ohne zentralen Überblick
• Bei mehreren Häusern oder einer Hotelkette wiederholt sich der Aufwand pro Standort, ohne hausübergreifende Auswertung

Keiner dieser Punkte ist für sich dramatisch – in Summe kostet es aber laufend Zeit, die an anderer Stelle im Betrieb fehlt.

Beispielrechnung: Was kostet die manuelle Lösung wirklich?

Auch hier gilt: Die folgenden Zahlen sind ein illustratives Beispiel zum Nachrechnen mit den eigenen Werten, keine allgemeingültige Zusage.

Annahmen für ein Beispielhotel:

• eine Abteilungsleitung wendet ca. 4 Stunden pro Woche für Dienstplanerstellung, Korrekturen und Rückfragen auf
• zusätzlich ca. 3 Stunden pro Monat für die manuelle Übertragung der Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung und die Klärung von Erfassungsfehlern
• Personalkosten der verantwortlichen Person (inkl. Nebenkosten): ca. 25 € pro Stunde

Rechnung:

Zeitaufwand pro Jahr ohne digitale Lösung: - Dienstplanung: 4 Std./Woche × 52 Wochen = 208 Std./Jahr - Zeiterfassungs-Nacharbeit: 3 Std./Monat × 12 = 36 Std./Jahr - Summe: 244 Stunden pro Jahr – für eine einzige Abteilung

Wird durch eine integrierte Lösung wie DP+ (Wunschdienstplan-Funktion, direkt integrierte Zeiterfassung, automatische Auswertung) rund die Hälfte dieser Zeit eingespart, ergibt das:

• eingesparte Zeit: ca. 122 Stunden pro Jahr
• bei 25 €/Std.: ca. 3.050 € eingesparte Personalzeit pro Jahr – pro Abteilung

In einem Hotel mit mehreren Abteilungen (Rezeption, Housekeeping, Service, Küche) skaliert sich dieser Effekt entsprechend.

Für das eigene Haus nachrechnen:

Wochenstunden für Dienstplanung × 52
+ Monatsstunden für Zeiterfassungs-Nacharbeit × 12
= jährlicher Zeitaufwand ohne digitale Lösung

jährlicher Zeitaufwand × angenommene Zeitersparnis × Stundensatz
= geschätztes jährliches Einsparpotenzial

Je mehr Abteilungen und Standorte beteiligt sind, desto größer fällt der Effekt aus – insbesondere bei Hotelketten, in denen sich derselbe manuelle Aufwand sonst an jedem Standort einzeln wiederholt.

Klassische Dienstplanung vs. digitale Lösung im Vergleich

Wie DP+ das umsetzt

• Digitale Dienstpläne – Schichtplanung je Abteilung, inklusive Wunschdienstplan-Funktion, mit der Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten direkt hinterlegen
• Zeiterfassung per Stempeluhr – Kommen und Gehen wird direkt in DP+ erfasst und automatisch zu auswertbaren Arbeitszeiten zusammengeführt
• Urlaubs- & Krankheitsverwaltung – Anträge, Genehmigungen und Übersichten an einem zentralen Ort
• Überstunden-Verwaltung – wird automatisch aus der Zeiterfassung ermittelt und je Mitarbeitendem nachvollziehbar geführt
• Interner Team-Messenger – Kommunikation direkt in der Anwendung, ohne Umweg über private Messenger
• Digitale Personalakte – relevante Unterlagen je Mitarbeitendem zentral abgelegt
• Mehrhotel- & Kettenverwaltung – mehrere Standorte oder eine ganze Hotelkette in einer Installation, mit hausübergreifenden Auswertungen
• Rollen- & Rechtekonzept – von Mitarbeitenden über Abteilungsleitung bis zur Geschäftsführung sieht jede Rolle genau das, was sie braucht

Für wen lohnt sich das besonders?

• Hotels mit mehreren Abteilungen und entsprechend komplexer Schichtplanung
• Betriebe mit hoher Mitarbeiterfluktuation, bei denen Einarbeitung und Planung häufig neu aufgesetzt werden müssen
• Hotelketten und Mehrhausbetriebe, die eine zentrale, hausübergreifende Auswertung wollen
• Häuser, in denen Überstunden bisher kaum systematisch nachgehalten werden

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt DP+ die Lohnbuchhaltung? Nein. DP+ liefert aber eine saubere, durchgängige Datenbasis aus Dienstplanung und Zeiterfassung, die die Vorbereitung für die Lohnbuchhaltung deutlich verkürzt.

Wie lange dauert die Einführung? Je nach Hausgröße von wenigen Tagen bis zu wenigen Wochen, inklusive Einladung und Einweisung des Teams.

Eignet sich DP+ auch für kleinere, einzelne Hotels? Ja – das Rollen- und Rechtekonzept deckt sowohl einzelne Häuser als auch ganze Hotelketten ab.

Fazit

Dienstplanung und Zeiterfassung getrennt und manuell zu führen, kostet in den meisten Hotels mehr Zeit, als auf den ersten Blick sichtbar wird – vor allem durch Nacharbeit, Rückfragen und Übertragungsfehler. Eine integrierte Lösung wie DP+ macht daraus einen durchgehenden, digitalen Prozess vom Dienstplan bis zur Lohnbuchhaltungs-Vorbereitung.

Mehr zu den Funktionen im Detail auf der DP+-Produktseite, oder direkt Kontakt aufnehmen für eine unverbindliche Einschätzung für das eigene Haus.